ما به عنوان یک شرکت متخصص در زمینه خدمات حسابداری کسب و کار , گاه با این سوال از جانب مدیران فروشگاه های اینترنتی و صاحبان شاپ های آنلاین مواجه می شویم که بهترین نرم افزار حسابداری برای فروشگاه اینترنتی ما چیست؟
پاسخ صحیح این است که واقعا یک نرم افزار حسابداری واحد که برای همه انواع فروشگاه اینترنتی مناسب باشد وجود ندارد. راه حل مناسب شاپ شما , بستگی به عمق نیاز شما در زمینه حسابداری , مهارت های حسابداری شما و میزان وقتی که می توانید صرف حسابداری تان کنید دارد. طبعا هرچه نیاز حسابداری شما پیچیده تر باشد , نرم افزار حسابداری پیچیده تری هم لازم خواهید داشت.
مثلا فروشگاه اینترنتی مانند دیجی کالا , با آن گستردگی در فروش روزانه , انبارهای چندگانه , دفاتر استانی و پرسنل سازمانی راه حل حسابداری متفاوتی نسبت به یک فروشگاه اینترنتی با یک ادمین واحد را طلب می کند.
نرم افزارهای حسابداری
انجام غیر مکانیزه حسابداری می تواند خسته کننده باشد. نگه داشتن حساب مداخل , سود , مالیات و ... البته نرم افزارهای متعددی هستند که می توانند با نرم افزار فروشگاه ساز شما یکپارچه شود. اگر اولین بار است که کسب و کار اینترنتی خود را راه انداخته اید ,طبعا نگران این هستید که کسب و کارتان را چگونه حسابداری کنید. انتظار دارید در دنیای امروز , فروشندگان آنلاین راحت تر از هر زمانی بتوانند حسابداری فروشگاه آنلاین خود را انجام دهند.
لازم نیست برای انجام این کار خودتان یک حسابدار خبره باشید. نرم افزارهای فروشگاه ساز مرسوم در حوزه تجارت الکترونیک همه افزونه هایی برای انجام امور حسابداری دارند و شرکت های نرم افزاری مطرح دنیا که صاحب سامانه های حسابداری قوی هستند , معمولا برای گسترش اکوسیستم خود , اقدام به توسعه افزونه برای نرم افزارهای متن باز فروشگاه ساز می کنند. مهمترین نکته این افزونه ها , این است که شما را از وارد کردن دستی اطلاعات سفارش ها و خریدها در نرم افزار حسابداری آسوده کرده بلکه بصورت اتوماتیک خریدهای نهایی شده در سایت فروشگاهی را بصورت پشت صحنه , وارد در نرم افزار حسابداری می کند.
این گونه نرم افزارهای حسابداری , معمولا با یکپارچه شدن با نرم افزار فروشگاه اینترنتی , شما را قادر می سازد تا :
·کالاها را خروجی Export بگیرید.
·بهرست موجودی را دانلود کنید.
·فاکتور فروش صادر کنید.
·اطلاعات مشتری را بین سامانه حسابداری و سامانه فروشگاه ساز تان سینک نگه دارید.
هیچ شکی نیست کهصاحبان فروشگاه های اینترنتینگران محاسبات مالیاتی هستند. اما یکپارچه سازی نرم افزار حسابداری شما با سامانه مدیریت فروشگاه اینترنتی تان , می تواند شما را مطمئن کند که برای حسابرسی های مالیاتی آماده خواهید بود. با ثبت فروش های شما و مخارج دیجیتالی شما , می توانید از عذاب محاسبات کاغذی رها شوید.
در یک نگاه کلی می توان سامانه های حسابداری را نسبت به فروشگاه های اینترنتی به دو دسته کلی تقسیم کرد.
·سامانه های حسابداری آفلاین :که با فروشگاه ساز شما یکپارچه نمی شوند و نیاز به ورود مجزای سفارشات بروز سایت در سامانه حسابداری هست.
·سامانه های حسابداری آنلاین : که قابل یکپارچه شدن با فروشگاه ساز شما هستند و یا سامانه های آفلاینی که با مکانیزمی , بصورت اتوماتیک و بدون نیاز به Import و Export دستی اطلاعات , آخرین سفارشات و فروش های رخداده در سایت را دریافت می کنند.
نرم افزارهای حسابداری بین المللی
نرم افزارهای بین المللی QuickBooks Online و Xeroپیشروان بازار جهان در زمینه حسابداری خرده فروشی های اینترنتی هستند. این نرم افزارهای آنلاین بسیار قوی , با سبد خرید شما یکپارچه می شوند طوری که هر خرید روی سایت بصورت اتوماتیک در این سامانه ها ثبت می شود. همچنین افزونه هایی برای یکپارچه شدن با اوپن کارت , مجنتو , ووکامرس و پرستاشاپ و شاپیفایو دیگر نرم افزارها و سرویس های فروشگاه ساز , دارند.
اما لزوما راه حل های بین المللی مناسب صاحبان فروشگاه های اینترنتی در ایران نیست , زیرا :
·معمولا پشتیبانی کاملی از زبان فارسی و راست به چپ بودن ندارند.
·معمولا پشتیبانی کامل و بی نقصی از تقویم غیر بین المللی هجری شمسی ندارند.
·معمولا با قوانین استاندارد بین المللی سازگارند نه با قوانین خاص و پیچیده مالی مالیاتی حسابرسی در کشور ما
· استفاده از سرویس های ایشان در ایران , پرداخت حق سرویس و دریافت پشتیبانی مناسب , به علت تحریم ها و مشکلات بانکی چندان آسان و بی دغدغه نیست.
نرم افزارهای حسابداری ایرانی
نرم افزارهای حسابداری ایرانی که مدعی سرویس دهی به فروشگاه های اینترنتی هستند عبارتند از:
·نرم افزار هلو :شرکت طرفه نگار صاحب نرم افزارهای حسابداری معروف هلو و هلیا است. این شرکت در سامانه آفلاین تحت دسکتاپ هلو , بتازگی یک API توسعه داده است که اجازه انتقال اطلاعات بصورت import و export به وب سایت فروشگاهی شما را می دهد. نه اینکه هر فروش بمحض ثبت در سایت در سامانه هلو ثبت شود بلکه به این صورت که مدیر فروشگاه می تواند هر روز , فروش های اتفاق افتاده در سایت را خروجی گرفته و در حسابداری هلو وارد کند و یا بالعکس کالاهای ثبت شده در هلو را در سایت وارد کند و گزارشگیری نماید. البته توصیه کارشناسان طرفه نگار برای کارکرد بهینه این API استفاده از نسخه شرکتی نرم افزار هلو است.
·نرم افزار فروشگاه اینترنتی پارمیس استار : شرکت پارامیس اقدام به ارائه نرم افزار فروشگاه ساز خود کرده که با سیستم حسابداری اش یکپارچه است. این سامانه اطلاعات و عکس های کالا که در سیستم حسابداری ثبت شده را در فروشگاه اینترنتی وارد می کند و فروش های فروشگاه اینترنتی را در سامانه حسابداری سینک می کند. این کار را به شرط اتصال اینترنتی نرم افزار دسکتاپ با سایت بر اساس API و وب سرویس انجام می دهد. توضیحات کامل این سامانه در صفحه نرم افزار فروشگاه اینترنتی پارمیس استار , آمده است.
مشکل یکپارچه سازی فروشگاه اینترنتی و حسابداری
اما یکپارچه سازی فروشگاه اینترنتی و حسابداری ایده آلی است که به این سادگی محقق نمی شود و نحوه درست انجام این مهم , که در آینده و هنگام توسعه کسب وکار , تبدیل به زنجیرهایی بر دست و پای صاحب شاپ نشود , نیازمند توجه به این نکات است:
·نرم افزار حسابداری می بایست آفلاین و تحت دسکتاپ باشد.سامانه حسابداری , می بایست دسکتاپ و آفلاین باشد. وجود سیستم کلود که اطلاعات حسابداری با سرورهای اینترنتی سینک شود و از همه جا بشرط سطح دسترسی قابل گزارشگیری و کار باشد خوب است. اما سامانه حسابداری , ارتباط دائم با پرینتر, نیاز به دسترسی های تحت LAN , ارتباط دائم با سامانه های انبار , منابع انسانی , حضور و غیاب و ... الزام به آفلاین بودن حسابداری می کند. پس رفتن به سمت نرم افزار حسابداری که متطلقا تحت وب و اینترنتی باشد به بهانه یکپارچگی با فروشگاه آنلاین غلط است.
·برنامه نویسی های خاص برای افزودن حسابداری به فروشگاه اینترنتی , محض غلط است.گرچه به نظر می رسد خیلی از اطلاعات پایه لازم برای سیتسم حسابداری مانند اطلاعات کالاها و سفارشات در سامانه نرم افزاری فروشگاهی هست و با برنامه نویسی اندک می توان کارکردهای حسابداری را به سایت افزود اما این ناشی از عدم شناخت صحیح و عمیق از پیچیدگی های حسابداری است و بزودی صاحب فروشگاه را از تصمیم خود پشیمان خواهد کرد.
·خریداری سیستم مدیریت فروشگاه از یک شرکت سازنده نرم افزار حسابداری هم غلط است. به همان دلیل که توسعه لایه حسابداری در سایت فروشگاهی غلط است نوشتن فروشگاه ساز اینترنتی توسط یک شرکت نرم افزاری حسابداری هم غلط است. زیرا سایت ساز فروشگاهی اقتضائات تخصصی فراوانی در سئو , مرورگرهای مختلف , طراحی ریسپانسیو , سرعت لود , امنیت و ...دارد که قطعا از عمق نگاه یک شرکت تخصصی حسابداری خارج است.
باید به مشکلات یکپارچه سازی شاپ و حسابداری در ایران , تقاضای فرار مالیاتی شرکت های بهره بردار از فروشگاه های اینترنتی را هم افزود. قوانین خاص و گاه متغیر با زمان در کشور درباره درصد مالیات و مالیات بر ارزش افزوده و نحوه تنظیم فاکتور فروش را هم باید جزو مشکلات ایران در نظر گرفت.
نتیجه گیری
در ایران هنوز سیستم حسابداری پایداری که بصورت اساسی با سامانه فروشگاه ساز اوپن سورس شما کامل و بی عیب و نقص یکپارچه شود وجود ندارد و شاید شما از انجام کار دستی با پذیرش احتمال خطا و اهمال نیروی انسانی آسوده نشوید. اما الزام به یکپارچگی , شما را وادار به اخذ تصمیمیات غلط مانند توسعه نرم افزارشاپ برای افزودن حسابداری و یا خرید سایت فروشگاهی از یک شرکت حسابداری نکند. دستی و یا مکانیزه غیریکپارچه ماندن بهتر از تصمیمی عجولانه ای است که در آینده شما را دچار مشکلات عدیده کند. مگر اینکه شما الان و برای همیشه , یک تیم نرم افزاری تخصصی با هزینه های سنگین در اختیار دارید که به شما اجازه توسعه اختصاصی و یکپارچه برای خودتان را می دهد که حتی در اینصورت هم لزوم تحلیل صحیح سیستم ها و نگهداشت استقلال سامانه ها در عین ارتباطشان با هم الزامی است.
به امید روزی که یا با فرو ریختن دیوارهای بلند بی اعتمادی و تحریم , روابط با سایر کشور ها و شرکت های قوی بین المللی با کیفیت سرویس بالا برقرار شود و یا اینکه شرکت های داخلی بر غنای خدمات و کیفیت محصول های نرم افزاری خود بیفزایند.